Effizienz der Buchhaltung: die Aufbewahrungsdauer von Dokumenten

Die Wirksamkeit der Rechnungslegung in vielerlei Hinsichtdie kompetente Organisation der Aufbewahrung der Dokumente, die im Unternehmen angesammelt sind, beeinflusst. Um Probleme zu vermeiden, muss sich jeder Buchhalter daher unbedingt mit den Anforderungen an die Bedingungen und das Verfahren zur Aufbewahrung von Dokumenten im Einklang mit den Rechtsvorschriften der Russischen Föderation vertraut machen.

Was ist die Reihenfolge der Speicherung von Dokumenten?

Bundesgesetzgebung von 2013 erfordert,damit jedes Unternehmen alle Primärdokumente, Buchhaltungsunterlagen, Buchführungsregister und Arbeitsstandards sowie alle anderen mit den Tätigkeiten dieser wirtschaftlichen Einheit verbundenen Dokumente führt. Diese Regel wird auch für die Dauer der Aufbewahrung von Dokumenten in elektronischer Form, die zunehmend in die wirtschaftliche Tätigkeit von Unternehmen verschiedener Organisations-und Rechtsformen verwendet werden.

Wie lange dauert das Speichern von Dokumenten?

Die Aufbewahrungsfrist für Dokumente beträgt nicht weniger als fünf Jahremehr (gemäß den in der Organisation festgelegten Regeln). Es ist interessant, dass das Steuergesetz andere Aufbewahrungszeiträume vorsieht (vier Jahre). Dies gilt für alle Abschlüsse, und der Zeitraum wird ab dem Zeitpunkt seiner letzten Verwendung berechnet. Es ist natürlich am besten, Dokumente fünf Jahre lang zu speichern, was Ihnen viel Zeit und Nerven spart, wenn etwas passiert! Dokumente zu Außenhandelsgeschäften sollten getrennt betrachtet werden. Wenn in einem fremden Land, Gegenstück für einen längeren Zeitraum der Speicherung von Dokumenten als in Russland bietet, ist es besser, ihn zu wählen, und nicht zu hoffen, dass mit der Transaktion keine Probleme in der Zukunft hat. Und es ist notwendig, dies in den internen Regulierungen des Unternehmens zu schaffen, die viele Fehler von Angestellten verhindern werden.

Wer ist für die Aufbewahrung der Dokumente verantwortlich?

In Übereinstimmung mit dem "Buchstaben" des Gesetzes, der KopfOrganisation, ich. sein Generaldirektor, ist persönlich verantwortlich für die Speicherung von Dokumenten in den Archiven des Unternehmens. Wenn die Aufbewahrungsfrist für Dokumente oder die Organisation des Dokumentenumlaufs nicht eingehalten wird, wird eine Geldstrafe von zehntausend Rubel vom Unternehmen und von dreißigtausend Rubel wegen wiederholten Verstoßes erhoben. Für den Fall, dass eine solche Verantwortungslosigkeit zu einer Unterschätzung des Steuerbetrags geführt hat, müssen Sie zwanzig Prozent der unbezahlten Steuern zahlen, aber diese Strafe darf nicht weniger als vierzigtausend Rubel betragen. Die Gesetzgebung der Russischen Föderation setzt auch Strafen von Beamten für Verluste, die zu ineffizienter Organisation der Lagerung von Dokumenten im Unternehmen führten, separat fest.

Wie ist die Vernichtung von Dokumenten, deren Verjährungsfrist bereits abgelaufen ist?

Zunächst sollte darauf hingewiesen werden, dass einigeDokumente werden nicht zerstört, sondern in das städtische Archiv übertragen, so dass es sehr wichtig ist, nicht nur ihre Haltbarkeitsdauer zu notieren, sondern auch die Aufschrift "Expert-Verifying Commission" (EPC) zu verwenden. Wenn es nicht notwendig ist, Dokumente in das Archiv zu übertragen, sollte der Leiter der Organisation ein Gesetz über die Vernichtung von Dokumenten erlassen. Wenn eine solche Handlung nicht erstellt wurde, werden die Dokumente als fehlend betrachtet, und eine Bestellung ist erforderlich, um eine Kommission zu ernennen, um einen solchen Verlust zu untersuchen.

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